Peranan Simak IPB Bagi Kehidupan Kampus Mahasiswa

PERANAN SIMAK BAGI KEHIDUPAN KAMPUS MAHASISWA IPB

DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2018

MARSA MUHAMAD DAFFA G64160040 https://marsamd.blogspot.com/2018/11/peranan-simak-ipb-bagi-kehidupan-kampus.html

 

I.                  Pendahuluan

     1.     Tentang Aplikasi

Saya akan mengkaji aplikasi Sistem Informasi Akademik IPB, atau yang biasa disebut SIMAK IPB. Simak sendiri adalah website resmi untuk mahasiswa IPB yang urlnya adalah simak.ipb.ac.id. Fungsi dari SIMAK IPB untuk menampilkan berbagai informasi akademik kepada mahasiswa. Contohnya adalah membuka rekapitulasi studi, daftar hadir hingga pembayaran spp. Selain itu, SIMAK IPB juga digunakan sebagai sarana pengisian kartu rencana studi yaitu daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa untuk satu semester kedepan.

 

      2.     Metode UX Research

Metode UX Research yang akan saya gunakan adalah Qualitative Usability Testing. Qualitative Usability Testing sendiri adalah mencari informasi mengenai penggunaan sebuah aplikasi baik kekurangan maupun kelebihannya melalui task yang diberikan kepada responden. Cara dalam mendapatkan informasi tersebut adalah dengan wawancara, yaitu bertatap muka langsung dengan responden sembari menanyakan dan melakukan task pada aplikasi yang ingin di kaji.

     3.     Kajian Literasi UX Research :

a.      Deskripsi Metode

Qualitative usability testing adalah sebuah metode untuk mencari informasi tentang kelebihan dan kekurangan aplikasi melalui task-task yang akan diberikan kepada user. Nantinya user akan diberikan pertanyaan-pertanyaan seputar aplikasi, dan juga user akan disuruh untuk melakukan task pada aplikasi tersebut. Dari task tersebut dapat terlihat bagaimana cara user berinteraksi dengan aplikasi. Hal tersebut menjadi acuan seberapa mudah, intuitif dan berguna aplikasi ini di mata user.

b.     Tahapan Pelaksanaan Metode

Tahapan pelaksanaannya yang pertama adalah menentukan aplikasi yang akan dikaji, lalu membuat pertanyaan dan task-task yang akan diberikan kepada user. Setelah itu, mencari user yang bersedia menjadi responden sesuai kriteria yang dibutuhkan. Lalu melaksanakan wawancara dengan user. Tahapan wawancara yang pertama adalah menanyakan pengalaman user selama menjalankan aplikasi lalu tahapan kedua menyuruh user melakukan task yang telah kita sediakan. Pada tahap kedua ini, interviewer memperhatikan reaksi user terhadap task yang diberikan. Apakah user kesulitan ataupun memiliki pertanyaan. Setelah itu tahapan terakhir dari wawancara adalah menanyakan user tentang keseluruhan dari aplikasi. Setelah wawancara selesai maka data hasil wawancara di analisis dan dibuat kesimpulan akhir.

c.      Manfaat Metode

Manfaat dari Metode Qualitative Usability Testing adalah metode ini membuat user dapat melakukan task di depan interviewer, sehingga interviewer dapat melihat reaksi user secara langsung. Dari situ user menunjukkan reaksi dan tanggapan secara langsung sehingga akurasi data yang di dapat terbilang baik. Selain itu metode ini juga efisien karena tidak memakan waktu lama dalam pelaksanaannya. Lalu metode ini juga mencegah error yang terjadi karena jawaban dari user dikeluarkan secara langsung saat menjalankan task aplikasi.

d.     Kekurangan Metode

Kekurangan dari Metode Qualitative Usability Testing adalah metode ini mengharuskan bertatap muka langsung dengan user, sehingga menyebabkan waktu user terganggu. Selain itu metode ini juga mengharuskan user melakukan sejumlah task, sehingga merepotkan user. Metode ini juga bersifat kualitatif sehingga tidak memberikan sample dalam jumlah banyak seperti survey. Namun tetap saja metode ini lebih baik dari survey karena respon user lebih akurat dan mendalam.

       4.      Tujuan Dan Batasan Task

Tujuan task dilakukan adalah untuk mengetahui secara langsung pengalaman user selama menjalankan aplikasi. Dengan begitu interviewer dapat melihat reaksi user secara konkrit. Selain itu, task bertujuan untuk meningkatkan fungsi aplikasi sesuai hasil yang didapat dengan memahami apa yang dibutuhkan oleh user. Secara keseluruhan bertujuan untuk mencapai keberhasilan menjalankan sebuah task dibawah kondisi yang terkendali.

Batasan tasknya adalah Mahasiswa aktif Institut Pertanian Bogor. Selain itu, batasannya juga mahasiswa yang merupakan pengguna dari Sistem Informasi Akademik (SIMAK) IPB. Pengguna SIMAK bisa yang aktif maupun pasif karena akan dibandingkan hasilnya melalui qualitative usability testing.

II.              Perencanaan UX Research

1. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan

     Waktu pelaksanaannya adalah Sabtu - Minggu, 3-4 November 2018. Lokasi testing di 
      Babakan Raya, Dramaga, Kabupaten Bogor.

2. Alat Pendukung

    Alat yang digunakan adalah:

    - 1 buah smartphone

    - 1 buah iPad

    - 1 buah mic eksternal.

    - Aplikasi Sound Recorder

        3. Data Responden

  Jumlah Responden yang melakukan testing adalah 3 orang. Berikut data responden:

Nama	Asal Daerah	Departemen	Angkatan	NIM	Penggunaan SIMAK
Mohamad Ismail	Rangkas Bitung	Kimia	53	G44160109	Cukup Sering
Vira Kanya D.	Bandung	Ilmu Keluarga dan Konsumen	53	I24160036	Jarang
Kevin Gunarta	Jakarta	Kimia	53	G44160020	Jarang

        4. Task Yang Diberikan

a.       Lakukanlah Login Di SIMAK IPB.

b.      Bukalah dashboard

c.       Cobalah melihat daftar hadir

d.      Cobalah melihat rekapitulasi studi

e.       Cobalah mencari jadwal mata kuliah ekoling

f.        Cobalah melihat fitur pembayaran spp

g.      Cobalah fitur krs

III.           Pembahasan

a.     Hasil Testing

Dari beberapa task di atas didapatkan hasil seperti dibawah ini

1.Hasil Usability Testing Mohamad Ismail

Mohamad Ismail cukup sering membuka Simak IPB melalui smartphonenya. Biasanya ia membuka Simak untuk mengontrol rekapitulasi studi, memantau daftar hadir, mengisi epbm dan mengisi krs. Menurut saudara Mail Simak sangat membantu kegiatan perkuliahannya dan yang menjadi fitur favorit Mail adalah Rekapitulasi Studi. Berikut hasil testing yang dijalankan oleh saudara Mail :

Task	Mengetahui Fitur	Pertanyaan Seputar Fitur	Selesai Menjalankan Fitur	Apakah Butuh Waktu Lama	Keluhan
Login SIMAK	Ya	Tidak Ada	Ya	Tergantung Waktu Membuka	Tidak Ada
Buka Dashboard	Ya	Mengapa IPK Dipampang Di Dashboard?	Ya	Tidak	IPK Seharusnya tidak di dashboard
Lihatlah Daftar Hadir	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Daftar Hadir tidak terupdate secara berkala
Lihat Rekapitulasi Studi	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Carilah Jadwal Ekoling	Ya	Mengapa terkadang kuota kelas tidak sesuai dengan kuota saat pengisian krs?	Ya	Tidak	Tidak Ada
Buka Pembayaran SPP	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Buka KRS	Ya	Tidak Ada	Ya	Ya	Terkadang Akses menggunakan KRS Sulit

Dari Semua Task yang telah dijalankan maka kesimpulannya adalah Saudara Mail menilai secara keseluruhan Simak telah bagus, namun memiliki keluhan bahwa penempatan fitur IPK di dashboard sangatlah tidak efektif karena merupakan data sensitif. Selain itu juga sulitnya akses pengisian KRS masih menjadi masalah utama bagi Mahasiswa IPB. Namun sesuai dengan motto IPB “Searching And Serving The Best” maka saudara Mail berharap kekurangan-kekurangan tersebut dapat segera diperbaiki dan adanya penambahan inovasi baru pada SIMAK IPB kedepannya.

2.      Hasil Usability Testing Vira Kanya Dermawan

Vira Kanya Dermawan adalah mahasiswa Ilmu Keluarga dan Konsumen angkatan 53, ia merupakan pengguna pasif Simak IPB karena hanya membukanya setiap akhir semester. Biasanya Vira menggunakan laptop dan smartphone untuk membukanya. Keperluan saat membuka simak adalah saat pengisian KRS, pengisian EPBM dan mengecek rekapitulasi studi. Fitur yang paling menarik menurut Vira adalah Dashboard karena tampilannya menarik dengan berbagai paduan warna. Berikut hasil task yang dijlankan oleh saudara Vira:

Task	Mengetahui Fitur	Pertanyaan Seputar Fitur	Selesai Menjalankan Fitur	Apakah Butuh Waktu Lama	Keluhan
Login SIMAK	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Buka Dashboard	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Lihatlah Daftar Hadir	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Daftar Hadir tidak terupdate secara berkala
Lihat Rekapitulasi Studi	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Carilah Jadwal Ekoling	Ya	Tidak Ada	Ya	Cukup Lama	Tidak Ada
Buka Pembayaran SPP	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Buka KRS	Ya	Tidak Ada	Ya	Ya	Terkadang Akses membuka KRS membutuhkan waktu yang lama

Secara keseluruhan tampilan sudah baik, informasi sudah simple namun informatif, kekurangannya adalah saat pengisian KRS terkadang Simak sangat sulit untuk di akses. Selain itu saudara Vira tidak mengerti fitur pendaftaran wisuda karena tidak adanya pembekalan dari IPB tentang fungsi dari fitur  tersebut. Saran saudara Vira semoga Simak lebih stabil saat banyak user yang menggunakan.

          3. Hasil Usability Testing Kevin Gunarta

                          

              Kevin adalah salah satu pengguna Simak IPB melalui Smartphone. Namun Kevin terhitung    jarang membuka Simak IPB. Kevin membuka Simak biasanya untuk Pengisian KRS, Pengisian EPBM dan Mengecek daftar hadir. Menurut kevin, Simak membantu kehidupan kampus IPB sebagai contohnya adalah fitur daftar hadir yang dapat memantau apakah saudara Kevin terkena cekal UTS ataupun UAS.

Task	Mengetahui Fitur	Pertanyaan Seputar Fitur	Selesai Menjalankan Fitur	Apakah Butuh Waktu Lama	Keluhan
Login SIMAK	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Terkadang Akses Login Memakan Waktu Cukup Lama
Buka Dashboard	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	TIdak Ada
Lihatlah Daftar Hadir	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Daftar Hadir tidak terupdate secara berkala
Lihat Rekapitulasi Studi	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Data Pada Rekapitulasi Studi Lama Keluar
Carilah Jadwal Ekoling	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Buka Pembayaran SPP	Ya	Tidak Ada	Ya	Tidak	Tidak Ada
Buka KRS	Ya	Tidak Ada	Ya	Ya	Terkadang Akses membuka KRS membutuhkan waktu yang lama

Setelah menjalankan task diatas maka didapatkan kesimpulan akhir. Menurut Kevin Simak IPB masih sering bermasalah saat pengisian KRS. Selain itu fitur IPK seharusnya tidak diletakkan pada dashboard karena merupakan privasi. Dan menurut Kevin seharusnya fitur IPK lebih baik diberikan fungsi sendiri karena merupakan data personal yang harus dijaga kerahasiaannya.

b.    Usability Metrics

c.     Saran User

Menurut beberapa user, penempatan fitur masih harus dikaji agar sesuai dengan keinginan user. Seperti contoh fitur IPK diharapkan tidak lagi diletakkan pada dashboard. Selain itu user juga berharap fitur pengisian KRS dapat ditingkatkan lagi kestabilannya agar saat pengisian KRS dimulai, mahasiswa tidak perlu kesulitan untuk mengaksesnya. Kembali lagi ke motto IPB searching and serving the best, sebenarnya Simak sudah bagus sistemnya namun user berharap dapat ditingkatkan lagi fiturnya karena sesuai motto IPB  maka sudah seharusnya menjadikan Simak lebih baik lagi.

d.    Saran Interviewer

Menurut Pendapat interviewer, Simak IPB sudah bagus karena telah menyediakan segala kebutuhan akademik mahasiswa. Selain itu sistemnya juga berjalan lancer saat tidak banyak yang mengakses. Namun sebagus-bagusnya sebuah aplikasi tetap masih ada kekurangan. Interviewer berharap kekurangan itu dapat tertutupi dalam jangka waktu dekat dan juga interviewer berharap adanya inovasi fitur baru agar kegiatan akademik semakin mudah bagi Mahasiswa.

e.     Kesimpulan Akhir

Jadi, setelah melakukan qualitative usability testing, maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi Simak IPB sudah berjalan dengan baik. Karena tampilannya sudah menarik, informasi yang disajikan pun sudah informatif dan juga penempatan fungsi mudah dimengerti oleh user. Namun masih harus ada perbaikan terhadap Simak dalam sisi kestabilan dan beberapa penempatan fungsi yang dirasa kurang cocok. Dibutuhkan juga inovasi baru pada Simak agar lebih membantu kehidupan kampus Mahasiswa IPB. Namun, Secara keseluruhan Simak IPB sudah memenuhi ekspektasi dari Mahasiswa IPB.

IV.          Lampiran

a.      Pertanyaan yang diajukan kepada responden

Pertanyaan Awal :

1. Apakah anda tahu Simak IPB?

2. Menggunakan apa biasanya anda membuka Simak IPB?

3. Seberapa sering sih anda menggunakan Simak IPB?

4. Anda biasanya membuka Simak untuk keperluan apa?

5. Apakah Simak sangat membantu kehidupan kampus anda?

6. Fitur apa yang sangat menarik bagi anda?

7. Apasih keluhan kamu dari Simak IPB?

Pertanyaan Final :

Setelah menjalankan task diatas, maka:

1. Kekurangan apasih yang kamu rasakan?

2. Apakah ada fitur yang tidak kamu mengerti?

3. Apakah penempatan fitur sudah semesetinya ?

4. Berikan saran yang membangun untuk Simak IPB!

b.     Dokumentasi Dengan Responden

  Foto 1. Bersama Mohamad Ismail

 Foto 2. Bersama Vira Kanya Dermawan

Foto 3. Bersama Kevin Gunarta

V.              Daftar Pustaka

Behrooz. (2013, February 28). Advantages and Disadvantages of Usability Testing. http://rmsmu.blogspot.com/2013/02/advantages-and-disadvantages-of.html

Budiu, R. (2017, October 1). Quantitative Vs Qualitative Usability Testing. Retrieved from https://www.nngroup.com/articles/quant-vs-qual/

Chi, C. (2018, August 6). The Beginners Guide To Usability Testing. Retrieved from https://blog.hubspot.com/marketing/usability-testing

Mifsud, J. (2015, June 22). Usability Metrics – A Guide To Quantify The                     Usability Of Any System. Retrieved from https://usabilitygeek.com/usability-metrics-a-guide-to-quantify-system-usability/